海外でビジネスを考えている人も必見!?英語でのメールの書き方

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英語でやり取りできるようになると嬉しいですよね。届くのも、書いて送るのも楽しいものです。
メールの内容は人それぞれだと思いますが、敬称・書き始め・書き終わりなどに使うお決まりの基本のスタイル、書き方を紹介します。
ビジネスの場合は、調べてしっかりルールに沿った方がベターです。それでも色々な表現が使われますが・・・
プライベートの場合は、さほど気にすることはなく、顔文字も絵文字も、色もフォントも自由に書いていいと思います。

書き始めのフレーズ

Dearは日本語に訳すとよく「親愛なる」と書かれているので仰々しい気がしますが、
使い慣れてくると日本語の「様」と同じ感覚になれます。その感覚でいいと思います。
家族とか、とっても親しい友人になるとDearもMr./Ms.も省いてOKです。

ポイント1 Dearの後に名前
ポイント2 Mr.かMs.→ピリオドを忘れずに
ポイント3 名前の後はカンマを入れます。
ポイント4 親しい人は名前のみでもOK
ポイント5 省略され、簡単になるほどカジュアル度が増すことを覚えておいてください。
ビジネスの場面では、省きは避けましょう。

Dear Mr. ○○,(苗字)
○○様(男性)

Dear Mr. △△, (名前)
△△様(男性)いつも下の名前で呼ぶ仲のいい友人とか

Dear Ms. 〇〇, (苗字)
〇〇様(女性)

Dear Ms. △△,
△△様(女性)いつも下の名前で呼ぶ仲のいい友人とか

挨拶での始まりも良くあります。
Hello,
Hi,

Michael,
親しければ省略してOK

Nicky,
ニックネームでもOK

ビジネスシーンにある書き出し

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中

Dear Marketing Director,
マーケティング部長様

Dear Sir/Madam,
女性か男性かわからない時に便利。

To whom it may concern,
担当者か担当部署かわからない時に便利

書き終わりのフレーズ

Hope to hear from you soon.
「すぐに返事をくれたらいいな。」
カジュアルです。友人仕様にどうぞ。

I am looking forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。
hearing という進行形になっていることに注意!

ビジネスシーンにある書き出し

Please don’t hesitate to contact us if you have any questions.
ご不明な点がございましたら、お気軽に私共にご連絡ください。

Should you have any questions, don’t hesitate to contact us.
「ご質問がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。」

結びの言葉

基本はビジネスでもプライベートでも、Best regards,でOKだと思います。

Best regards, →コンマを忘れずに
Ichiro Tanaka →あなたの名前

以下はフォーマル→カジュアルの度合いの順に並べてみます。

Sincerely yours,
フルネーム

Yours truly,
フルネーム

Respectfully yours,
フルネーム

Sincerely,
フルネーム

Best regards,
フルネーム

★ここからはニュアンスがカジュアルになります。
★名前もフルネームでもファーストネームだけでもOKです

Kind regards, →コンマを忘れない
Ichiro

Warm regards, →コンマを忘れない
Ichiro Tanaka

Regards,
名前

regards,
名前

★これらは、ネイティブのメールで使われている表現を参考にするのもいいかもしれません。

See you, (またね)
Take care,(元気でね)
Have a great day. →ピリオドです。
Have a nice day.  →ピリオドです。
I look forward to seeing you. →ピリオドです。

日本とは少しだけ違ったルールのあるメールで使う言葉。
難しく考えず、どんどん使って慣れてください。
日本にはへりくだったり、謙譲語、尊敬語といった「意識」があります。
英語にも丁寧な表現はありますが、日本ほどガチガチではありません。

とはいっても、ビジネスでもプライベートでも、せっかく縁あってメールのやり取りをするのですから、
最低限のルールとマナーを知り使いこなすことは、相手への思いやりと言えるかもしれませんね。